「特定技能」所属機関による定期届出をお忘れなく！

「特定技能」所属機関による届出の義務については、昨年（2025年）4月に行われた運用要領の改正に伴い、届出の取扱い及び参考様式が一部変更になっています。以前は四半期に一度の届出が必要でしたが、改正により定期届出は年１回となりました。2026年4月1日～5月31日までが、初回、令和７年度（2025年4月1日～2026年3月31日）分の定期届出期間です。令和７年度に特定技能外国人を受け入れていた機関の皆さまは、提出期限内に、届出を完了させましょう。

提出資料一覧表、提出方法、参考書式等の詳細な資料は、出入国在留管理庁のホームページから入手することができますが、ここでは提出書類の一部省略が認められるケースについて理解を深めておきたいと思います。

「一定の基準」を満たす所属機関は提出書類を省略できる

定期届出は、特定技能外国人の受入れ・活動・支援実施状況の定期報告という位置付けで、提出書類は、大きく２つに分けられます。

①全ての特定技能所属機関（受入れ企業・事業主の方）に共通のもの

　以下の２つは必須書類です。

• 　受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書（参考様式　第３－６号）
• 　特定技能外国人の受入れ・活動・支援実施状況（参考様式　第３－６号[別紙１]）

②特定技能所属機関（受入れ企業・事業主の方）が「一定の基準」を満たすかどうかで変わるもの

「一定の基準」を満たす場合は、提出書類が比較的少なくて済みますが、そうでない場合は、労働保険料、社会保険料、税金の納付についての資料なども含め、多くの書類の提出が必要です。

「一定の基準」とは、以下のいずれかに当てはまる場合です。

1. 日本の証券取引所に上場している企業又は保険業を営む相互会社の場合
2. 高度専門職省令第１条第１項各号の表の特別加算の項の中欄イ又はロの対象企業（イノベーション創出企業）の場合
3. 一定の条件を満たす企業等の場合（証明する文書が必要）
4. 前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表中、給与所得の源泉徴収票合計表の源泉徴収税額が1,000万円以上ある団体・個人の場合
5. 届出時点で特定技能所属機関として３年間の継続した受入れ実績を有し、過去３年間に債務超過となっていない法人の場合

提出を省略した分、誓約書の提出が求められる

上記の基準を満たす場合、提出書類の多くが省略可能となりますが、その代わりに以下の２つの「誓約書」を提出してその内容を担保することになっています。

1. 一定の事業規模及び基準適合性に関する誓約書（参考書式　第５－１６号）
2. 書類省略に当たっての誓約書（参考様式　第１－２９号）

A）の誓約書では、「一定の基準」を満たしていることの他、以下の点が確認されます。

1. 届出時点において、特定技能基準省令第２条の基準に適合していること（受入れ機関の基準適合性）
2. 過去３年間に指導勧告書の交付又は改善命令処分を受けていないこと
3. 在留諸申請をオンライン申請、各種届出を電子届出で行っている

B）の誓約書は、在留諸申請のときに使用するものと同じ書式になりますが、以下の内容を確認するものとなっています。

1. 届出の内容に虚偽がないこと
2. 労働保険料、社会保険料、税金の滞納がないこと
3. 誓約に反した場合は５年間受入れができないことを理解していること

提出書類省略を可能とするために

小規模な会社でも、過去３年間に債務超過がなく、継続した受入れ実績があれば「一定の基準」を満たすことが可能ですので、先ずは３年間の実績を作ることが大事です。

また、既に「一定の基準」を満たしている場合でも、提出書類の省略が認められるためには、所属機関が行う在留諸申請及び各種届出はオンラインで行っていることが必要です。もし、これまでオンライン申請・届出を行ってこなかった場合は、今年度からはオンラインシステムの利用に切り替えることをお勧めします。

「随時届出」も重要！発生から14日以内に

なお、定期届出の他、以下のような変更等があった場合は、その事由が発生したときから14日以内に「随時届出」が必要です。こちらもインターネット経由の電子届出が可能ですし、こういった届出を電子届出で行うことが、定期届出や在留諸申請のときに提出書類の省略ができる条件となりますので、オンラインシステムの利用がお勧めです。

特定技能外国人について

• 雇用条件が変わった
• 退職した(雇用契約の終了)
• 新たな雇用契約を結んだ
• 雇用を続けることが困難な事由が生じた
• 支援計画が変わった
• 支援の委託先が変わった

など

登録支援機関について

• 登録事項が変わった
• 登録支援機関としての活動をやめた(休止・廃止した)
• 登録支援機関としての活動を再開した

以上のようなときに届出が正しく行われていない場合は、所属機関が引き続き特定技能外国人を受け入れることができなくなったり、登録支援機関の登録が取り消されることもあります。うっかり忘れたりしないように十分な注意が必要です。

参考：特定技能所属機関・登録支援機関による届出（提出書類） | 出入国在留管理庁